Dans ce chapitre

  • Introduction
  • Configurer les règles de transfert d’appel
  • Transfert d’appel
  • Statut disponible
  • Absent et Ne pas déranger
  • Lunch et Business Trip
  • Pour tous les statuts
  • Exceptions aux règles de transferts
  • Créer une règle d’exception
  • Paramétrer les heures

Introduction

Imaginez que vous soyez en train d’écrire un blog post ou de terminer une tâche importante, et que votre mère vous appelle sans cesse. Configurer une règle de transfert vous permet d’éviter de répondre à des questions telles que “Mais pourquoi tu ne réponds pas au téléphone?” ou encore “Pourquoi m’as tu raccroché au nez?”


La fonctionnalité de transfert d’appel vous permet de transférer automatiquement un appel 

  1. vers votre messagerie vocale, 
  2. vers une autre extension, 
  3. vers un numéro externe ou un portable,
  4. ou d’envoyer un signal occupé,
  5.  en fonction de votre statut actuel.

Astuce : Vous pouvez configurer votre client pour qu’il change de statut automatiquement, passant de Disponible” à un autre statut en fonction de vos heures de travail. 

Configurer les règles de transfert d’appel

  1. Cliquez ou appuyez sur votre statut.
  2. A partir de la liste appuyez sur “>” pour accéder aux règles de transfert du statut sélectionné.

Note: Sur Windows, vous pouvez aussi y accéder depuis Paramètres ⇒ Transferts d’appels”

  1. A partir de cet écran vous pourrez définir un message de statut, définir si le statut devra être changé automatiquement par ex. après une heure, et où les appels devront être transférés dans le même temps.

Transfert d’appel

Les appels entrants sont traités différemment selon la règle appliquée pour un statut spécifique. Vous pouvez sélectionner un des 5 statuts ci-dessous :

Statut disponible

Appels non répondus

  • Délai de non-réponse: Il s’agit du temps en secondes dont vous disposerez pour répondre à l’appel avant que les règles de transfert ne prennent effet.
  • Transférer à: Où transférer l’appel quand il n’y a pas de réponse et que le délai est dépassé.
  • Ma messagerie vocale: Transférer à ma messagerie vocale.
  • Extension: Sélectionner l’extension de votre choix pour transférer les appels non répondus. Cocher l’option Messagerie vocale” pour transférer l’appel à la messagerie vocale de l’extension.
  • Mon Mobile*: Transférer à votre numéro de mobile. Votre numéro de mobile doit être spécifié dans le 3CX Phone System.
  • Numéro externe ou ID Skype*: Saisir un numéro externe ou un compte Skype vers qui transférer les appels.
  • Extension système: transfert l’appel vers une extension spéciale paramétrée par votre administrateur. P.ex : conférence.
  • Envoyer occupé(e): Déconnecte l’appel après l’expiration du délai.
  • Transférer les appels internes à: Où transférer les appels internes quand il n’y a pas de réponse et que le délai est dépassé.
  • Suit les mêmes règles que celles appliquées dans  “Transférer à”. Vous avez aussi l’option “même règle que tous les appels”, qui prend automatiquement en compte les mêmes règles que celles paramétrées ci-dessus.

Occupé ou non enregistré

Quand votre client 3CX est occupé ou non enregistré, vous pouvez définir comment seront routés les appels avec les mêmes options que ci-dessus.


Option Faire sonner mon mobile simultanément

Si cette option est cochée et que vous avez un numéro de mobile spécifié dans le 3CX Phone System, votre numéro de mobile sonnera également.


Option Accepter les appels multiples

Vous permet de recevoir un second appel si vous êtes déjà au téléphone.


Absent et Ne pas déranger

Les statuts Absent et Ne pas déranger ont une règle de transfert supplémentaire :

Revenir au statut précédent après.

Vous pouvez choisir de revenir au statut précédent après un certain laps de temps prédéfini.

Lunch et Business Trip

Les statuts “Lunch” et “Business Trip” ont presque les mêmes options que le statut “Disponible”. Il a en plus l’option suivante :

 

Nom de profil personnalisable

Vous pouvez saisir un nom de profil personnalisable, combinable avec un statut personnalisé.

Pour tous les statuts

Message de statut personnalisé

Entrez un message de statut personnalisé qui vous permet de fournir des détails supplémentaires. Par exemple, si vous ajoutez “en train de faire de la comptabilité”, votre statut apparaîtra en tant que “Disponible - en train de faire de la comptabilité”.

*Rebond : Quand l’option rebond est activée, la personne appelé sera informée de l’appel entrant et aura le choix de prendre l’appel ou de le rediriger vers la messagerie vocale.

Exceptions aux règles de transferts

Comme mentionné dans l’introduction, vous pouvez rediriger les appels d’un numéro particulier. Vous pouvez avoir un certain nombre de numéros prédéfinis (max. 15 exceptions par extension) qui seront traitées différemment des autres appels.


Note important : Ces exceptions peuvent être paramétrées SEULEMENT via les clients 3CX pour Windows ou Mac.

Créer une règle d’exception

  1. Cliquez sur l’icône “Paramètres” puis sélectionnez “Transfert d’appel”.
  2. Cliquez sur “Exceptions”.
  3. Cliquez sur l’icône  en bas de l’écran pour ajouter une nouvelle règle. Dans le champ “Appels de l’ID d’appelant”, tapez le numéro pour lequel vous voulez que la règle d’exception soit appliquée, la section “Reçus pendant” précise quand vous voulez que cette exception soit appliquée et le champ Transférer à”.
  4. Appuyez sur “Ok” pour retourner à la liste de Règle d’exception. Vous pouvez visualiser votre nouvelle exception configurée dans la liste.
  5. Appuyez sur le bouton “Disquette”  pour sauvegarder.

*Rebond : Quand l’option rebond est activée, la personne appelé sera informée de l’appel entrant et aura le choix de prendre l’appel ou de le rediriger vers la messagerie vocale.

Paramétrer les heures

Lorsque vous créez une règle d’exception, vous pouvez spécifier les horaires pendant lesquels vous voulez que cette règle s’applique :

  1. De plus la section “Reçus pendant” sélectionnez une des options ci-dessous :
  • Toutes les heures.
  • Heures de bureau.
  • En dehors des heures de bureau.
  • Heures spécifiques: Les heures que vous avez spécifiées.
  • Certaines heures sauf les jours fériés: Les heures que vous avez spécifiées, sauf les jours fériés.
  • En dehors des heures spécifiques: La règle s’applique en dehors des heures spécifiées.
  • En dehors des heures spécifiques y compris les jours fériés: La règle s’applique en dehors des heures spécifiées, y compris les jours fériés.
  1. Cliquez sur “Configurer” pour configurer l’heure pour la règle sélectionnée.
  2. Choisissez l’intervalle de temps pendant lequel cette règle sera active, en remplissant “De” et “A” pour les jours où vous voulez que cette règle soit appliquée.
  3. Appuyez sur le bouton Plus” pour l’ajouter au jour que vous avez sélectionné. Vous pouvez ajouter d’autres intervalles de temps pour d’autres jours en répétant ce procédé.