Dans ce chapitre

 

 

  • Importer des extension depuis l’Active Directory
  •  

  • Importer des extensions depuis un fichier CSV
  •  

  • Configuration d’une extension
  •  

  • Général
  •  

  • Messagerie vocale
  •  

  • Règles de transfert
  •  

  • Autres
  •  

  • Fonctionnalités de l’extension
  •  

  • Options
  •  

  • Restrictions
  •  

  • Accès
  •  

  • Heures de bureau
  •  

  • Configurer les horaires
  •  

  • Planification automatique de l’extension
  •  

  • Droits d’extension
  •  

  • Groupes d’extensions
  •  

  • Groupe par défaut
  •  

  • Appartenance à un groupe
  •  

  • Droits par défaut du groupe
  •  

  • Personnalisation des droits pour les utilisateurs individuellement
  •  

  • Regénérer les fichiers de provisioning
  •  

  • Gestion des enregistrements
  •  

    Introduction

    Ce chapitre explique comment créer et configurer des extensions dans 3CX. Il y a plusieurs possibilités pour créer une extension:

     

    • Lors du provisioning d’un nouveau téléphone, vous pouvez choisir de créer une nouvelle extension.
    • Les extensions peuvent être créées manuellement à partir de la page “Extensions”.
    • Les extensions peuvent être importées à partir de l’Active Directory (ou un autre serveur LDAP).
    • Les extensions peuvent être importées à partir d’un fichier CSV incluant des paramètres tels que le DID.

     

    Importer des extension depuis l’Active Directory

    Vous pouvez importer les extensions directement depuis l’Active Directory ou d’autres serveurs LDAP. A chaque fois qu’une modification est apportée à la configuration de l’utilisateur dans l’Active Directory, les utilisateurs peuvent être à nouveau synchronisés, auquel cas, seules les mises à jour seront importées. Vous pouvez trouver un guide étape par étape sur l'import d'extensions 3CX via Active Directory détaillant ce processus en détail.

    Importer des extensions depuis un fichier CSV

    Créez un tableur avec des colonnes pour chaque champ que vous souhaitez importer et enregistrer en tant que fichier CSV. Le document Comment gérer vos extensions via fichier .csv détaille comment procéder. Ensuite :

     

    1. Connectez-vous à la Console d’administration de 3CX et cliquez sur la page “Extensions”.

    2. Cliquez sur le bouton “Import d’extensions”.

    3. Chercher votre fichier CSV, sélectionnez-le et cliquez sur “Ajouter” pour importer vos extensions.

     

    Configuration d’une extension

     

     

    Pour configurer une extension, cliquez sur la page “Extensions” dans la Console d’administration de 3CX. Cliquez sur“Ajouter extension” pour créer une nouvelle extension ou sélectionnez une extension existante et cliquez sur “Modifier extension”.

     

    Général

    Dans la section Détails utilisateurs, vous pouvez saisir le prénom, le nom, et l’adresse e-mail de l'utilisateur. Un e-mail de bienvenue, contenant des informations sur l’extension créée, ainsi que des notifications de message vocal et appels manqués (paramétrable) seront envoyées à l’adresse e-mail spécifiée. Dans la section Authentication, l’identifiant et le mot de passe sont générés automatiquement, mais ils peuvent être modifiés si nécessaire. Si le téléphone est provisionné, les détails d’authentification seront envoyés au téléphone automatiquement.

     

    Messagerie vocale

     

     

    L’onglet “Messagerie Vocale”  vous  permet  de  configurer  les préférences de la boîte vocale de l’extension, parmi lesquelles le numéro PIN de la boite vocale pour l’authentification, d’Activer/Désactiver l'authentification par code PIN, de jouer l’ID d’appelant, et si vous voulez que le 3CX Phone System lise l’ID d’appelant et la date et heure à laquelle le message a été reçu. Vous pouvez aussi choisir d’envoyer un e-mail quand un message vocal est reçu. Ceci peut être configuré de sorte à inclure le message vocal, ou aussi de supprimer le message du serveur pour libérer de l'espace.

     

    La section “Gérer les messages de salutation” vous permet de configurer vos messages de salutation.  Les options suivantes sont disponibles:

    • Ajouter nouveau – Vous permet d’ajouter un nouveau message depuis un fichier wav pré-enregistré.
    • Enregistrer depuis le téléphone – Vous permet d’enregistrer un nouveau fichier de message de salutation depuis votre téléphone et l’ajoute à la liste des annonces à gauche.
    • Effacer – Efface le message de salutation sélectionné de la liste des messages à gauche
    • Refraîchir les fichiers WAV – Rafraîchit la liste des fichiers WAV dans le dossier de l’utilisateur.
    • Jouer sur le téléphone – Permet la lecture du fichier de message sélectionné sur un téléphone IP configuré.
    • Jouer - Vous permet de télécharger le fichier de message sélectionné sur votre ordinateur pour l’écouter.
    • Vous pouvez également choisir si vous voulez jouer le même message de salutation pour tous vos statuts ou configurer des annonces différentes pour chaque statut.

     

    Règles de transfert

    Chaque extension peut avoir un ensemble de règles de transfert d’appel qui définissent ce que le 3CX Phone System doit faire quand l’utilisateur de l’extension ne peut pas répondre à un appel entrant. Ceci peut être configuré selon:

    • le statut de l’utilisateur,
    • l’heure,
    • l’ID d’appelant,
    • le type d’appel, interne ou externe.

     

    Chaque statut nécessite une règle de transfert d’appel. Par exemple si un utilisateur ne peut pas répondre à un appel alors que son statut est défini comme “Disponible” vous pouvez transférer l’appel vers la messagerie vocale, et si le statut est défini comme “Hors du bureau”, vous pouvez transférer l’appel vers son mobile.

     

    Le transfert d’appel peut être configuré par l’administrateur en utilisant la console d’administration ou par un utilisateur à partir du client 3CXPhone. Des instructions sur la configuration des transferts d’appel par une extension peuvent être lues dans le manuel utilisateur chapitre Configurer les règles de transferts.

     

    Autres

    Détails utilisateurs

    La section information utilisateur vous permet de paramétrer le statut, vous connecter ou vous déconnecter des files d’attente, d’activer ou de désactiver le DND, de configurer l’ID d’appelant pour l’extension ou l’ID SIP.

     

    Fonctionnalités de l’extension

    La section des fonctions de l'extension vous permet de paramétrer les options avancées, pour un téléphone IP en particulier enregistré sur cette extension. Il est préférable de laisser ces options par défaut.

     

    Options

    L’onglet Options vous permet de configurer les options, les restrictions et les accès de l’extension.

     

     

    • Enregistrer tous les appels - Enregistre tous les appels de cette extension.
    • Filtrage des appels par nom – Ne s’utilise qu’avec la fonctionnalité Rebond. Permet d’annoncer le nom de l’appelant pour que le destinataire puisse décider s’il accepte ou non l’appel.
    • Envoyer un e-mail de notification par appel manqué - Envoi d’un e-mail de notification pour chaque appel manqué
    • Ne pas afficher l’extension dans l’annuaire d’entreprise - Supprime l’extension de l’annuaire

     

    Restrictions

    • Désactiver l’extension - Désactive l’extension
    • Désactiver les appels externes - Interdit tout appel externe depuis l’extension
    • Protection PIN – Vous pouvez configurer une extension pour permettre les appels sortants externes après la saisie d’un code PIN. Pour débloquer une extension, l’utilisateur compose le 777 suivi du code PIN et de #. Le PBX informera l’utilisateur que l’accès a été autorisé. L’utilisateur peut alors composer le numéro externe souhaité.
    • Désactiver l’enregistrement de cette extension hors LAN – Bloque tous les enregistrements en dehors du réseau local. Ce paramètre s’applique aux téléphones IP.
    • Bloquer l’enregistrement distant de l’extension par tunnel – Bloque l’enregistrement de l’extension à partir d’un réseau extérieur même si elles utilisent la fonctionnalité tunnel (qui est considéré comme un enregistrement local.)

     

    Accès

    Cette section vous permet de contrôler l’accès à la Console d’Administration 3CX, au 3CX Web Reports et au 3CX Hotel Module d'une extension.

    Heures de bureau

    La planification des heures de bureau permet de changer le statut d’un utilisateur en fonction des heures de bureau par défaut ou spécifiques.

     

     

     

    Configurer les horaires

    Dans cette section vous pouvez sélectionner si l’extension suivra les heures de bureau par défaut du PBX, ou des heures spécifiques. Pour spécifier des heures de bureau spécifiques, activez l’option et cliquez sur “Configurer”. Vous pouvez également configurer les heures d’absence en cliquant sur “Configurer” à côté de la dernière option. Ces options peuvent être utilisées en conjonction avec celles disponibles en-dessous pour un changement automatique du statut de l’extension.

     

    Planification automatique de l’extension

    Lorsque les heures de bureau et d’absence ont été configurées, vous pouvez activer les options suivantes pour basculer votre statut automatiquement en fonction de l’heure :

    • Placer automatiquement Hors du bureau ou Absent - en dehors des horaires de bureau, le statut de l’utilisateur sera automatiquement placé en “Hors du bureau”. Le statut de l’utilisateur peut aussi être passé en “Absent” aux heures d’absences configurées.
    • Se retirer des files d’attente lorsque indisponible (Absent/ Hors du Bureau)- Cette option déconnectera automatiquement l’utilisateur des files d’attente quand il change son statut en “Hors du bureau” ou en“Absent (e)”.
    • Bloquer les appels sortant en dehors des heures de bureau - Cette option bloque tout appel sortant de cette extension en dehors des heures de bureau.

    Droits d’extension

     

     

    L’onglet “Droits” vous permet de vérifier rapidement les droits d’extension au sein de son groupe et de les configurer selon vos préférences. Tous les groupes disponibles apparaissent dans la liste “Droits de groupe” à gauche.

     

    Tous les groupes auxquels l’extension appartient sont cochés et le rôle de l’extension dans le groupe apparait dans la colonne Rôle. Les droits de l'utilisateur pour le groupe sélectionné sont affiché dans la partie droite de l'onglet.

     

    Vous pouvez modifier les droits de l’extension pour ce groupe en décochant les options dans la partie “Droits assignés” ou même changer le rôle de l’extension en cliquant sur “Rôle dans le groupe” et en sélectionnant  “Utilisateur” ou “Administrateur” dans le menu déroulant.

     

    Pour ajouter une extension à un groupe, il suffit de cocher la case à côté du nom de groupe dont vous souhaitez que l’extension fasse partie et de définir ses droits dans la partie “Droits assignés”. Cliquez sur “OK” pour appliquer vos modifications.

     

    Groupes d’extensions

    Les groupes d’extensions sont utilisés pour déterminer quelles sont les informations qui sont visibles et par qui. De plus, ils aident à regrouper les extensions, ce qui peut être utile pour l’utilisateur et pour l’administrateur. Notez qu’une extension doit faire partie d’au moins un groupe.

     

    Les utilisateurs peuvent avoir des droits assignés leur permettant de voir d'autres membres de leur groupe, des administrateurs peuvent être désignés et avoir davantage de droits dans leur groupe. Les droits sont assignés par groupe. Ceci signifie qu'un administrateur sera capable de voir le détail des appels de chaque membre de leur groupe, quelle que soit l'origine ou la destination de l'appel.

     

    Groupe par défaut

    Le groupe Default contient toutes les extensions, et ses utilisateurs n’ont pas de droits, seuls ses administrateurs peuvent voir toutes les informations concernant toutes les extensions. Toute extension que vous créerez sera automatiquement assignée à ce groupe initialement (jusqu’à ce que vous la supprimiez ou l’assigniez à un autre groupe).

     

    Note: Le groupe Management de la V11 est à présent obsolète et a été remplacé par le groupe  “Default”. Les “droits du groupe Management” sont désormais les “droits du groupe Default”. Si vous êtes en train de restaurer une sauvegarde de la V11, alors tous les utilisateurs seront ajoutés en tant qu’utilisateurs du groupe Default et tous les administrateurs du groupe Management seront ajoutés comme administrateurs du groupe Default.

     

    Le groupe Default est un groupe qui est toujours présent dans le 3CX Phone System. Les administrateurs assignés à ce groupe peuvent:

    • Voir les détails des appels de TOUTES les extensions et files d’attente (puisque toutes les extensions font partie du groupe Default à moins que vous les ayez supprimées de ce groupe).
    • Effectuer des opérations sur n’importe quel appel dans le système (Prendre l’appel, Transférer, Dévier, Rejeter, Intervenir, et Parquer).

     

    Pour ajouter une extension au groupe Default:

    1. Cliquez sur le sous-menu “Default” sous le menu “Extensions”.
    2. Sélectionnez une extension et cliquez sur “Ajouter”. Cliquez sur “OK” pour enregistrer les modifications.
    3. Enfin, déconnectez-vous et reconnectez-vous au 3CXPhone de cette extension pour voir les informations supplémentaires.

     

    Appartenance à un groupe

     

     

    Pour créer un groupe d’extension:

    1. Dans la console d’administration, cliquez sur la page “Extensions” et cliquez sur l’icône “Ajouter un groupe d’extensions”.
    2. Maintenant, ajoutez des extensions en les sélectionnant dans la liste de gauche et en cliquant sur le bouton“Ajouter”. Notez que les extensions peuvent faire partie de plusieurs groupes. Publier les informations du groupe à tous les utilisateurs de l’entreprise: cette option publie la présence de votre groupe pour tous les utilisateurs du 3CX Phone System (toutes les extensions peuvent visualiser la présence de votre groupe et ses appels).

     

     

     

    Vous pouvez sélectionner quel utilisateur sera l’administrateur du groupe en:

    1. Cliquant sur l’onglet “Droits des membres”, puis en cliquant sur le nom de l’utilisateur dans la liste des membres“Extensions dans ce groupe”.
    2. Vous pouvez à présent choisir les “Permissions d’utilisateurs de ce groupe”, et sélectionner “Administrateur”ou “Utilisateur”. Vous pouvez définir un ou plusieurs administrateurs pour tout groupe. Typiquement, ce rôle correspond au superviseur de département. Les administrateurs du groupe pourront visualiser tous les détails des appels de toutes les personnes du groupe.

     

    Droits par défaut du groupe

    L’onglet “Droits par défaut” spécifie les droits par défaut qui sont assignés pour chaque rôle d’utilisateur. Les droits par défaut de l’“Administrateur” et des “Utilisateurs” s’appliquent au groupe d’extensions sélectionné. Vous pouvez configurer ces droits de façon séparée pour chaque groupe d’extension.

     

    Pour configurer les droits par défaut du groupe:

    1. Cliquez sur l’onglet “Droits par défaut”. Ces paramètres dépendent de ce que les membres du groupe et les utilisateurs peuvent visualiser et faire dans le 3CXPhone.
    2. Optionnellement vous pouvez permettre aux administrateurs des extensions d’effectuer des interventions sur les appels des membres du groupe. Cochez la case “Effectuer des opérations sur les appels de membres” pour activer cette fonctionnalité.
    3. De façon similaire, vous pouvez également configurer quels droits sont accordés aux utilisateurs membres du groupe.
    4. Cliquez sur “OK” pour sauvegarder le groupe et les informations concernant les droits. Les utilisateurs doivent se déconnecter et se reconnecter au 3CXPhone pour visualiser les nouveaux droits.

     

    Personnalisation des droits pour les utilisateurs individuellement

     

     

    Si vous souhaitez qu’un utilisateur ou un administrateur en particulier dispose de plus (ou moins) de droits que ceux spécifiés dans l’onglet “Droits par défaut du groupe”, vous pouvez spécifier ces droits en:

    1. Cliquant sur le nom d’un membre dans la liste d’extensions dans l’onglet “Droits des membres”
    2. Cocher les cases correspondant aux droits que vous souhaitez attribuer au membre, dans la partie “Droits assignés” de l’onglet.
    3. Les options disponibles pour l’utilisateur sont:
    • Peut voir les membres du groupe – permet à l’utilisateur de visualiser la présence des membres du groupe.
    • Peut voir les appels du groupe - permet à l’utilisateur de visualiser les appels effectués par les membres du groupe.
    • Diffuse sa présence aux membres du groupe - montre la présence de l’utilisateur aux membres du groupe.
    • Montrer mes appels au groupe – montre les appels de l'utilisateur aux membres du groupe.
    • Effectuer des opérations (dévier, transfert, prendre l’appel) sur n’importe quel appel actif des membres du groupe.
    • Peut Intervenir - permet d’intervenir dans les appels des membres du groupe.
    • Peut utiliser l’intercom - permet à l’utilisateur d’utiliser l’intercom avec les autres extensions.
    • Peut parquer l’appel - permet à l’utilisateur de parquer des appels de sorte que d'autres utilisateurs les prennent.
    • Peut manipuler les appels sur répondeur numérique - Cette option permet à l’utilisateur de contrôler le SVI
    • Peut gérer l’annuaire d’entreprise - Cette option permet à l’utilisateur d’ajouter/éditer/supprimer des contacts dans l’annuaire de l’entreprise via le client 3CXPhone pour Windows
    1. Sélectionnez les options qui correspondent à vos besoins puis cliquez sur “Appliquer” pour appliquer les droits choisis. Un redémarrage des clients 3CXPhone est requis pour que les changements prennent effet.

    Regénérer les fichiers de provisioning

    Lorsque vous faites un changement, par exemple, les ports ou le FQDN alors les URLs de provisioning vont changer. Dans ce cas, vous devrez reprovisionner vos téléphones de sorte qu'ils obtiennent cette nouvelle URL. Ceci peut être fait à partir de la console d'administration de 3CX.

     

     

     

    Pour regénérer les fichiers de provisioning:

    1. A partir de la page “Extensions” dans la console d'administration de 3cx sélectionnez les extensions pour lesquelles vous voulez regénérer le fichier de provisioning, sélectionnez une seule extension ou maintenez appuyé la touche “CTRL” sur votre clavier pour choisir plusieurs extensions.
    2. A partir du menu du haut cliquez sur “Regénérer les fichiers de provisioning”. Les fichiers de provisioning seront alors regénérés pour les extensions sélectionnées. Vous pouvez alors reprovisionner les téléphones pour qu’ils prennent leurs nouveaux fichiers de provisioning tel que décrit dans la section: Changer les paramètres et reprovisioner vos téléphones du chapitre précédent.

     

    Enregistrements

    Les enregistrements de conversations et messages vocaux peuvent peu à peu occuper beaucoup d'espace disque. Vous pouvez gérer ces enregistrements en définissant l'option d'auto-vidange pour limiter leur expansion. Vous pouvez aussi télécharger et supprimer les conversations enregistrées directement à partir de la page “Enregistrements” sous“Paramètres” dans la console d'administration de 3CX.

     

     

     

    Afin de définir un nombre de jours de rétention des enregistrements:

    1. Cliquez sur Paramètres > Général > puis onglet “Quota”.
    2. Cochez la case pour le type d'enregistrements à nettoyer, puis sélectionnez le nombre de jours pendant lesquels ils seront conservés avant d'être supprimé, puis cliquez “Sauvegarder”.